專案生命週期中有三個與時間相關的重要概念,在輔導企業專案管理方法論時發現很多人對這三個概念理解不是很懂,更不知道如何進行控制。因此把這三個概念論述和大家分享,希望幫助大家理解。 這三個概念分別是: 檢查點( CheckPoint )、里程碑( Mile Stone )和基線( Base Line ),他們一起描述了在什麼時候( When )對專案進行什麼樣控制。 檢查點 指在規定的時間間隔內對專案進行檢查,比較實際與計劃之間的差異,並根據差異進行調整。可將檢查點看作是一個固定 「 採樣 」 時點,而時間間隔根據專案週期長短不同而不同,頻度過小會失去意義,頻度過大會增加管理成本。常見 的間隔是每週一次,專案經理需要召開例會並上交週報。 里程碑 完成階段性工作的標誌,不同類型的專案里程碑不同。里程碑在專案管理中具有重要意義,我們用一個例子說明:
情況一:你讓一個程式工程師一周內編寫一個模塊,前 3 天你們可能都挺悠閒,可後 2 天就得拚命加班編程序了,而到週末時 又發現系統有錯誤和遺漏,必須修改和返工,於是週末又得加班了。
情況二:實際上你有另一種選擇,即週一與程式工程師一起列出所有需求,並請業務人員評審,這時就可能發現遺漏並即 時修改;週二要求程式工程師完成模塊設計並由你確認,如果沒有大問題,週三、週四就可讓程式工程師編寫程式。同時自己準備測試案例,週五完成測試;一般經過需求、設計確認,如果程式工程師合格則不會有太大問題,週末可以休息了。 第二種方式增加了 「 需求 」 和 「 設計 」 兩個里程碑,這看似增加了額外工作,但其實有很大意義:首先,對一些複雜的專案,需要逐步逼近目標,里程碑產出的中間 「 交付物 」 是每一步逼近的結果,也是控制的對象。如果沒有里程碑,中間 想知道 「 他們做的怎麼樣了 」 是很困難的。其次,可以降低專案風險。通過早期評審可以提前發現需求和設計中的問題,降低後期修改和返工的可能性。另外,還可根據每個階段產出結果分期確認收入,避免血本無歸。第三,一般人 在工作時都有 「 前松後緊 」 的習慣,而里程碑強制規定在某段時間做什麼,從而合理分配工作,細化管理 「 粒度 」 。 基線 指一個(或一組)配置項在專案生命週期的不同時間點上通過正式評審而進入正式受控的一種狀態。基線其實是一些重要的里程碑,但相關交付物要通過正式評審並作為後續工作的基準和出發點。基線一旦建立後變化需要受控制。
重要的檢查點是里程碑,重要的需要客戶確認的里程碑,就是基線。在我們實際的專案中,周例會是檢查點的表現形式,高層的階段匯報會是基線的表現形式。
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