88災後重建與預防計畫＝第三次小組會議--(第3、4、12、14、15、16、17、19、23組)9/08會議紀錄
日期: 2009/9/08 (二) 晚上21:30-00:30
地點: SKYPE虛擬會議
出席人員共12人: 發起人roger/秘書長 可帆/
組別 資格 姓名
03 組長 佳瑯
04 副組長 啟佑
12 組長 淇華
14 組長 峰睿
15 組長 新貴
16 組長 睿紘
16 組員 進文
17 組長 柯酈
19 組長 致傑
23 組長 國權
會議主題: 88災後重建與預防工作WBS展開計畫-第三階段結案會議
會議紀錄:可帆
(一) 會議紀錄：
1.全體志工已投入此計劃逾1個月時間，各位務必堅持到最後，創造PMP對社會的價值。
2.本日會議結束後，請各組於24小時內完成QA項目，若發現有問題，請務必直接聯繫被稽核的小組組長以便盡快改善。
3.各組應已完成第一張WBS上傳，總會已將第一張WBS送交設計公司排版，草稿出爐後會盡速給各組傳閱
4. 本專案預定於本週四24:00定稿、結束，若需延期，請組長向可帆提報，最多只能延期到週六中午12:00為止。否則編定委員的定稿時間被壓縮，會影響手冊的品質。
5. 本次會議目的有：
5.1 Review各組完成的3張WBS內容正確性
5.2 啟動各組互相QA的機制
5.3 編定委員給予改善意見
6. 本計劃進度：
6.1 9/15 (二): 拜訪災後重建委員會
6.2 9/12 (六): 編定委員會定稿WBS手冊
6.3 9/09 (三): 產出第二階段40張WBS
6.4 9/07 (一): 啟動各組QA機制（已啟動）
6.5 9/05 (六): 三位審定委員開始稽核各組產出（已完成）
6.6 9/03 (四): 啟動300位志工逐步完善機制（已完成）
6.7 9/02 (三): 產出第一階段25張WBS（已完成）
7. 各組出席人員至里程碑表進行，以此為各組的戰鬥看板，若需更新，請通知可帆（secretary.general@itpm.org.tw）
http://spreadsheets.google.com/ccc?key=0Ap7HNO363X1jdGtaeEtIcDdUUmhSb2h6enhRaF9Fdnc&hl=en
8. 各組人員根據下表標示分配專案類別之WBS進度（綠色：完成、黃色：進行中、紅色：未完成）
http://spreadsheets.google.com/ccc?key=0Ap7HNO363X1jdGZldzVaSFN1QTVjNFRodHhxVFVuUnc&hl=en
完成：第4組、第12組、第14組、第15組、第16組、第17組、第19組、第23組
未完成：第3組
9. 各組參考以下範本，建立正確的WBS範本：http://spreadsheets.google.com/ccc?key=ttQMcnlcgySQm3jpiafHP7Q
認養專案範圍的組別，若拆解出來的專案未達三個，需補齊三個。
例如：
12_民生資源調度==>是專案類別
展開的三個專案WBS則是：
121_水利_水土保持_環境保護
122_電信_電力
123_自來水
10. WBS手冊審訂委員
游振昌 台北市 gibsonyu@info2.com.tw 資訊平方有限公司 執行總監…組長
李景賀 台北市 antonly_lee@kpec.com.tw 擎邦國際科技工程股份有限公司 專案工程師
袁明義 台北市 jeffery1001g@gmail.com 英蒔浦斯曼亞洲股份有限公司 工廠經理
WBS審查規則如下，並請至於瀏覽器中我的最愛：
http://docs.google.com/Edit?docid=dftpcsrz_15cmqh7df6
11. 各組常見問題：
11.1 各專案目的未明確寫出
11.2 WBS Level 5-7 需隱藏或刪除
11.3 重要工作細目未有Dictionary之輔助說明
11.4 WBS內容零碎，組長未整合
11.5 部份組別未展開到實際的可交付成果，僅在第三層結束，仍可再做分解。
12. 每組都需QA下一組的第二、三張WBS上傳進度：
http://spreadsheets.google.com/ccc?key=0Ap7HNO363X1jdGtaeEtIcDdUUmhSb2h6enhRaF9Fdnc&hl=en （確認QA組別）
12.1 第03組QA第04組
12.2 第04組QA第12組
12.3 第12組QA第14組
12.4 第14組QA第15組
12.5 第15組QA第16組
12.6 第16組QA第17組
12.7 第17組QA第19組
12.8 第19組QA第23組
12.9 第23組QA第03組
13. 各組互相QA的重點（會議後24小時內需完成QA）：
13.1 上傳檔名最右邊的圖示是否為Google文件的圖示, 而非Excel圖示
13.2 是否有兩個檔案, 一個第XX組控制版, 一個300志工逐步完善版
13.3 檔名是否依標準的命名法則
16.3.1 181_遷村評估_第23組_300志工逐步完善版本
16.3.2 181_遷村評估_第23組控制版本
16.3.3 註:最前面數字18是專案類別代碼,不是組別.1是第一個專案
13.4 300位志工版是否可看可以編輯
13.5 第XX組控制版是否可看不能編輯
13.6 檢查各組是否有三張WBS
13.7 檢查WBS是否有超過四層. 五六七層是否有隱 "藏" 起來
13.8 檢查重點WBS Dictionary 是否都有寫
13.9 檢查目的欄是否有寫
13.10 檢查是第一層是否有依照時間順序, 第一層不能只有一個項目
13.11 檢查工作細目寫法是否為 "名詞", 非活動
14. 各組進行專案名稱檢視，可參考第1、2、8組範例為標竿。各組以3個專案為目標即可。以下組別更正專案名稱：
14.1 第07組：122_電信_電力、123_自來水、125_民生物資
15. 手冊封面內頁將呈列各位志工及專家的大名，請各組長、出席人員根據組員的貢獻程度，決定哪些人可以留下。被留下的組員請將「留名」底色標為綠色。
16. 編訂委員查檢表及說明，包含委員上週審查各組之結果。請今日出席人員所屬組別有被點到名的，在回覆時間的地方，註明可以改善的日期。如有不清楚的稽核處，可直接詢問編訂委員。
http://spreadsheets.google.com/ccc?key=0Ap7HNO363X1jdFl2cWh3Qk94azRIM0tkTWs1dlpTclE&hl=en&invite=CPysxboM
17. 各組互相QA表http://spreadsheets.google.com/ccc?key=0Ap7HNO363X1jdGhabzhqNzF3M1hTLXpnZ01MaVNlM3c&hl=en&invite=CK7igtsI：各組開啟表單後，應先啟動複製功能，使用副本來進行，方法如下：
17.1 左上角選擇檔案（File）
17.2 選擇建立副本（Make a copy）
17.3 如果有要加註名稱的，可修訂
17.4 確認後會開啟副本，右上角有共用（Share）
17.5 點選「查看有存取權的使用者」（See who can access, change）
17.6 點選「邀請其他使用者」，輸入對方email後，對方即可共同編輯。
17.7 主題代碼等資料完成後，將此副本產生的連結，複製貼到里程碑。應貼在自己組別最後面的空格中。
18. 各組應將完成WBS分成兩種版本上傳，一為只有組長具有編修權限的版本（但仍需要開放他人瀏覽的權限），另外一種則是所有志工都能編輯的版本。可進入平台，參考第一組所上傳文件。版本上傳應於開會前完成，若有組別不會操作，則由會操作的組別協助教學。以上完成後由負責QA的組別驗收。
為何要另外準備一份組長才能編輯的版本呢？因為怕300個志工不小心改到或刪除，故另一份只能由組長或指定的人來改，於是會有兩份文件。
20.1 例, "41_捐助管道建立與管理_300志工逐步完善版本"
20.2 例, "41_捐助管道建立與管理_第02組控制版本"
以上參加今天會議之未完成進度組別，應於9/09日22:00前完成上傳。
19. 各組若尚未完成專家訪談應盡快進行。目前災區混亂加上流行病管制，不建議志工進入災居，多以電話或email等方式進行專家訪談。
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