88災後重建與預防計畫＝第二次小組會議(第3、12-19組)9/01會議紀錄
日期: 2009/9/01 (二) 晚上21:30-23:30
地點: SKYPE虛擬會議
出席人員共11人: 發起人roger/秘書長 可帆/
組別 資格 姓名
3 組長 佳瑯
12 組長 淇華
14 組長 峰睿
15 組長 新貴
16 組長 睿紘
16 組員 進文
17 組長 柯酈
18 組長 恆智
19 組長 致傑
會議主題: 88災後重建與預防WBS展開計畫-WBS檢視及第二階段展開會議
會議紀錄:可帆
(一) 會議紀錄：
1. 效仿PMI製作一本屬於台灣PMP的災後重建與預防WBS手冊，給予重建單位及重建專案經理人參考，減少未來大型災難發生時所耗費之規劃時間，能迅速投入重建工程及避免災害二次發生。
2. 各組出席人員開會前，先將SKYPE名稱改為：XX組_名子_會議中（如：12組_淇華_會議中）
3. 各組出席人員至里程碑表進行簽到，以後各組以此版為各組的戰鬥看板，若需更新，請通知可帆（secretary.general@itpm.org.tw）
http://spreadsheets.google.com/ccc?key=0Ap7HNO363X1jdGtaeEtIcDdUUmhSb2h6enhRaF9Fdnc&hl=en
4. 各組人員根據下表標示分配專案類別之WBS進度（綠色：完成、黃色：進行中、紅色：未完成）
http://spreadsheets.google.com/ccc?key=0Ap7HNO363X1jdGZldzVaSFN1QTVjNFRodHhxVFVuUnc&hl=en
完成：第3組、第12組、第14組、第15組、第16組、第17組
未完成：第13組（未上傳、無進度）、第18組（未上傳）、第19組（已上傳、但無內容）
5. 各組參考以下範本，建立正確的WBS範本：http://spreadsheets.google.com/ccc?key=ttQMcnlcgySQm3jpiafHP7Q
認養專案範圍的組別，若拆解出來的專案未達三個，需補齊三個。
例如：
12_民生資源調度==>是專案類別
展開的三個專案WBS則是：
121_水利_水土保持_環境保護
122_電信_電力
123_自來水
6. 目前WBS手冊核心編訂小組
周龍鴻 高雄市 pmsuccess@gmail.com 長宏專案管理顧問有限公司 總經理......組長
李景賀 台北市 antonly_lee@kpec.com.tw 擎邦國際科技工程股份有限公司 專案工程師
袁明義 台北市 jeffery1001g@gmail.com 英蒔浦斯曼亞洲股份有限公司 工廠經理
游振昌 台北市 gibsonyu@info2.com.tw 資訊平方有限公司 執行總監
WBS審查規則如下，並請至於瀏覽器中我的最愛：
http://docs.google.com/Edit?docid=dftpcsrz_15cmqh7df6
7. WBS文件撰寫請特別注意，WBS一律展到第4層,『不用的 5,6,7層請隱藏起來』。
5.1 接下來一週各組要進行的專家談訪(也可以在第一週產出後，我們再請專家來逐步完善) 就很重要了。
5.2 目的為必填欄位, 把這個專案的目的, 好處加以描述. 若很多點可以化為條例式。
8. WBS Dictionary撰寫注意事項：
8.1 先求有再求好: 不是每一個工作細目都要寫，但是重要的工作細目一定要寫
8.2 工作細目儘量符合 80 Hrs. 或 2 Weeks Rule 法則
8.3 精確說明: 因為後續使用 WBS 的專案經理不一定是 PMP, 故 WBS Dictionary 說明要一目了然、易懂及不致產生誤解
8.4 要以定性、定量為原則. 定性為文字清楚地描述, 定量是為有明確指標及量化數字。
（例：徵才廠商評估報告書: 以天下雜誌的前500大企業為主。）
（例：攤位施工設計:
1.驗收施工與設計圖是否相符。
2.設計圖規格與大會行銷訴求是否一致?）
8.5 若有找到的文獻或網址連結也可以放上去, 減少以後專案經理蒐集資料時間。
9. 每組都需QA下一組的專案WBS上傳進度：
http://spreadsheets.google.com/ccc?key=0Ap7HNO363X1jdGtaeEtIcDdUUmhSb2h6enhRaF9Fdnc&hl=en （確認QA組別）
9.1 第3組QA第12組
9.2 第12組QA第14組
9.3 第14組QA第15組
9.4 第15組QA第16組
9.5 第16組QA第17組
9.6 第17組QA第18組
9.7 第18組QA第19組
9.8 第19組QA第3組
10. 各組互相QA的重點：
10.1 上傳檔名最右邊的圖示是否為Google文件的圖示, 而非Excel圖示
10.2 是否有兩個檔案, 一個第XX組控制版, 一個300志工逐步完善版
10.3 檔名是否依標準的命名法則
10.4 300位志工版是否可看可以編輯
11. 各組互相指導平台上傳功能分配：
11.1 可帆協助第3組（佳瑯）
11.2 可帆協助第12組（淇華）
11.3 第18組（致傑）協助第14組（峰睿）
11.4 可帆協助第15組（新貴）
11.5 第17組（柯酈）協助第16組（睿紘）
11.6 可帆協助第18組（恆智）
11.7 第15組（新貴）協助第19組（致傑）
12. 定案後，各組應將完成WBS分成兩種版本上傳，一為止有組長具有編修權限的版本（但仍需要開放他人瀏覽的權限），另外一種則是所有志工都能編輯的版本。可進入平台，參考第一組所上傳文件。版本上傳應於開會前完成，若有組別不會操作，則由會操作的組別協助教學。以上完成後由roger親自驗收。
為何要另外準備一份組長才能編輯的版本呢？因為怕300個志工不小心改到或刪除，故另一份只能由組長或指定的人來改，於是會有兩份文件。
7.1例, "41_捐助管道建立與管理_300志工逐步完善版本"
7.2例, "41_捐助管道建立與管理_第02組控制版本"
以上參加今天會議之未完成組別，應於9/02日22:00前完成上傳。
13. 若仍在編輯WBS的組別，先編輯在自己組別的共同文件, 等定案後再重新覆蓋300位志工版。
14. 本週起各組應開始進行專家訪談，目前災區混亂加上流行病管制，不建議志工進入災居，多以電話或email等方式進行專家訪談。
15. 重要里程碑訊息：
15.1 9/15—拜訪災重建委員會
15.2 9/13－交付編排、印刷
15.3 9/10－產出第二階段40張WBS
15.4 9/03－啟動各組互相QA機制
15.5 9/02－產出第一階段25張WBS
16. 第二波志工組長第三次會議時間如里程碑所示：9/07（一）-21:30
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