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| 林緯濬 | 感謝吟昌的建議, 一般的郵件使用時, 這確實是個很好意見, 不過協會發送郵件的方式大多會是以整體系統來發送, 因此變成需要再設置人力來處理龐大回條的郵件, 所以對於大工作量小成效且不易控制的項目, 目前比較不主張這樣處理, 所以會再次思考以會員主動的方式應該最為有效, 目前雖然還沒有結論, 不論如何這樣的逐步改善之下, 一定可以越來越好的, 所以就讓我們一起加油囉! 相信就會成真, 一定會更好的.
再次感謝您唷! | 2008/9/30 下午 04:41:19 | | 戴吟昌 | 建議email通知時可以設定「要求讀取回條」
這樣便可以過濾哪些人確實有收到並閱讀信件
| 2008/9/29 下午 09:35:04 | | 林緯濬 | 感謝雅雯的建議, 我會在下次幹部會議中提出是否可以增設協會網頁最新或緊急公告事項的功能, 這樣就可以更加減少風險的產生, 在此再次感謝雅雯的建議.
對於本次的活動風險處理程序, 我們的能力僅能在前一天早上進行判斷, 經由氣象局網頁的資料, 歷史走向以及大陸型氣壓的分配狀況來預測方向的可能性, 最後確定即便是轉北, 還是有可能造成很大的影響, 因此決定改期舉辦.
所以週六早上緊急執行下列的程序:
1. 連絡講師確認可轉換日期, 原期望延後一週舉行, 經確認最可行的日期為10/26, 因此以10/26為主要日期, 並進行下列程序的處理.(有確認講師的可行日期)
2. 連絡高捷朱先生確認該日期的可行性, 經確認10月份有很多單位申請, 因此引發未來我們需要再注意提前申請的問題, 將列入主要考量項目, 而我們這次需要盡速補足10/26下午的場次借用申請, 同時也確認10/26早上是可以借用的.(有確認場地的可行日期)
3. 連絡餐點改為10/26, 並且需要確認早上與下午的餐點不可重複.(有確認餐點的配合狀況)
4. 因為于珺在公司加班, 無法上網處理, 由緯濬協助發通知函更改分享活動的日期與時間.(有確認已經發出通知函)
5. 由緯濬協助修改協會網頁分享日期與時間.(與育駿確認網頁有修改完成, 並再次通知協會會員)
6. 由緯濬協助整理有報名的會員名冊, 並請麗琇協助幫忙發更改通知簡訊, 讓有報名的會員能夠收到通知.(有確認簡訊有發出去)
7. 後續需要討論事項: 兩場中間的葷素用餐登記, 以及是否播放短片等等.
雖然執行了上述的程序, 但是確實仍然還是有可能無法通知到的風險.
比方說:
1. 會員的E-mail是錯誤的.
2. 會員的手機是錯誤的.
3. 會員無法看到E-mail.
4. 會員的手機沒開機.
5. 會員並不會上協會網頁看行事曆, 或進入閱讀活動更改內容.
6. 簡訊並未傳到.
因此若是上述6件事情同時發生時, 就有可能沒有通知到, 因此未來我們仍續要強化下列事情:
1. 建議協會是否可以增設網頁最新公告事項.
2. 加速進行會籍整理, 確認會員的資料正確性.
3. 衍生的問題, 未來需要提前向場地單位進行登錄.
以上是這次處理的大致狀況, 雖然我們做的還是不夠好, 但期望因為逐步完善而能夠有好的發展, 這次風險處理過程中, 我們也沒有把握是否有通知到所有的人, 只能寄望未來可以將這些風險都屏除掉, 才不會造成大家的困擾, 在此向沒有收到通知的夥伴致歉, 相信未來應該可以更好一點, 期望在我們大家的努力之下, 能夠讓協會有更好的發展.
感謝大家, 若這次有造成您的困擾時, 請您務必見諒, 感謝您. | 2008/9/29 上午 11:59:30 |
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